Dirección proactiva: recursos útiles para optimizar nuestro tiempo

¿Cuántas veces sentimos que hacemos muchas tareas diariamente, pero a la vez, siempre nos falta tiempo? ¿En cuántas oportunidades nos preguntamos cómo hacer para que los imprevistos no absorban el tiempo que destinamos a la gestión pedagógica en nuestras escuelas? ¿Cuántas veces quisiéramos destinar una mayor fracción de la jornada laboral en acompañar, junto con el equipo docente, las trayectorias de nuestros estudiantes? Estas preguntas nos las hacemos todas y todos los que ejercemos cargos de dirección escolar. 

La multiplicidad de acciones que llevamos a cabo diariamente en nuestros roles suele dejarnos la sensación de falta de tiempo, de que hubiésemos querido hacer más cosas en nuestras jornadas, destinando más tiempo al acompañamiento de las trayectorias estudiantiles. Pero sin dudas es solamente una sensación, ya que todo el caudal de tareas que realiza un equipo de conducción escolar es elevado y fructífero. En forma permanente respondemos a las urgencias de nuestra comunidad educativa y, además, destinamos tiempo para las cuestiones importantes de la escuela.

La utilización del tiempo por parte de los equipos directivos ha sido desde el inicio de las organizaciones escolares un factor crucial para el logro de los objetivos pedagógicos de éstas.

A nivel académico, siguiendo a Murillo y Román, existen estudios que analizan la organización que como directores hacemos del factor tiempo y de ellos se desprende que la distribución del tiempo en nuestras tareas diarias es independiente del contexto en el que están establecidas nuestras escuelas. Es decir, a todos nos pasa lo mismo.

En su libro Aprender a ser Director/a, Silvina Gvirtz y Victoria Abregú (2021) expresan: 

La realidad muestra equipos de conducción atendiendo urgencias cotidianas, que los hacen oscilar desde lo pedagógico a lo administrativo, de lo administrativo a las demandas de los padres y de las demandas de los padres al mantenimiento del edificio, dejando lo pedagógico a un lado en función de las múltiples «urgencias» (p. 22).

La gran pregunta en cuanto a gestión del tiempo de trabajo es, ¿cómo hacer para superar la brecha existente entre lo que las y los directores queremos hacer y lo que realmente logramos llevar a cabo en nuestras tareas diarias? ¿Existen pistas y recursos que podrían ayudarnos en esa dirección?

Lo cierto es que el trabajo que los equipos de conducción podemos hacer en cuanto a gestión del tiempo debería posibilitarnos romper con la idea de «apagar incendios permanentemente» (siendo equipos reactivos centrados en la inmediatez) y así tener el tiempo suficiente para ejercer proactivamente (es decir, superando las urgencias y teniendo tiempo suficiente para establecer las prioridades y pasos a seguir en nuestras escuelas).

En este artículo, proponemos algunos recursos valiosos que tenemos a nuestro alcance y que nos ayudarán a la hora de administrar nuestro tiempo laboral y el de nuestro equipo docente.

Agendas y recordatorios en la palma de nuestras manos

Desde que las aplicaciones informáticas pasaron de almacenar la información en nuestras computadoras personales hacia «la nube», surgieron varias soluciones de tipo agenda y calendario. Entre ellas se destacan las aplicaciones de las suites más importantes: Google Calendar y el calendario de Outlook. Con ambas podremos establecer tareas diarias, ajustar el tiempo que ocupará cada una y establecer recordatorios que ayudarán a no olvidar nada. La gran ventaja es que podremos acceder a dicha información en todo momento y con cualquier dispositivo que tengamos a mano, ya que funcionan de manera sincronizada en computadoras y dispositivos móviles.

Lo interesante de este tipo de aplicaciones, es que su uso nos permite optimizar nuestro tiempo. Pero, ¿cómo podemos ahorrar tiempo utilizando esas apps? Imaginemos que necesitamos organizar una reunión con nuestro equipo docente: lo común es avisar a cada participante, de forma individual, que estamos convocando a una reunión de trabajo, le comentamos los temas que trataremos y el lugar y horario donde se llevará a cabo dicha reunión (esto lo podemos hacer verbalmente, o mediante alguna nota tipo memo o mediante libro de actas). Pero la gran ventaja de usar un calendario digital es que podremos crear la reunión, agregar una descripción detallada con los objetivos y temas a tratar y, además, compartirla con nuestros equipos de trabajo de forma automática. Esto, sin dudas, nos permitirá un importante ahorro de tiempo en una tarea rutinaria como es avisar y convocar a una reunión.

Google Calendar nos permite agregar una lista de invitados en la que podremos incluir el mail de cada uno y allí enviar automáticamente las invitaciones. Si la reunión es virtual, podremos además sumar el código de Google Meet al que nuestros docentes deben acceder, y especificar una descripción en la que les comentamos detalladamente en qué consistirá el encuentro. Si es presencial, podremos anotar los datos del lugar físico donde se realizará (por ejemplo, sala de reuniones, salón de SUM, sala de profesores, etc.). Una vez que hayamos cargado todo, nuestros colegas recibirán esa información sin que nosotros debamos hacer nada más. Por último, para no olvidarnos nada, el calendario nos permite establecer recordatorios de cada una de las actividades que hayamos cargado.

¿Qué sucede si necesito coordinar previamente con los docentes en qué fecha se podría organizar una reunión? Muchas veces es necesario coordinar previamente antes de establecer fechas de reuniones o encuentros del equipo docente. Para ello se creó Doodle, una solución que permite planificar las reuniones más rápido gracias a su sistema de programación inteligente. Con esta herramienta los docentes podrán votar por las fechas y horarios de reunión que más les convengan y, así, podremos establecer las reuniones (presenciales o virtuales) en las fechas y horarios con la mayor cantidad de participantes. Doodle (https://doodle.com/) es una herramienta de pago, pero posee una versión totalmente gratuita.

Gestión de proyectos para equipos colaborativos

Cada vez que logramos que nuestro equipo docente colabore y se comunique fluidamente, el tiempo rinde mucho más y eso impacta positivamente en el acompañamiento de las trayectorias estudiantiles.

En este sentido, han cobrado mucha fuerza las herramientas que permiten gestionar tareas y comunicar los equipos de forma en que puedan trabajar de manera colaborativa. Entre ellas se destacan Trello y Slack (ambas tienen versiones para computadoras y dispositivos móviles). La primera es un gestor de tareas que permite el trabajo de forma colaborativa mediante tableros (boards) compuestos de columnas (llamadas listas) que representan distintos estados. Se basa en el método Kanban para gestión de proyectos, con tarjetas que se pueden mover por diferentes listas en función de su estado. Y Slack es una aplicación de mensajería para equipos de trabajo que conecta a las personas con la información que necesitan. Slack transforma la manera en que se comunican las organizaciones reuniendo a las personas para que trabajen como un equipo unificado.

¿Qué podemos hacer con ellas? Supongamos que necesitamos gestionar un proyecto escolar con características colaborativas, con tareas y acciones que deben pasar por varias etapas hasta cumplir los objetivos fijados. En Trello podremos cargar cada actividad y cada etapa (incluyendo las descripciones de estas) e ir moviéndolas de una etapa hacia la otra cuando las hayamos terminado. Esto no representa ninguna novedad por sí sola, pero la característica distintiva es que a ese tablero de acciones tendrán acceso y podrán realizar modificaciones los miembros de nuestro equipo de trabajo. De esta forma y de manera automática lograremos que todo el equipo sepa qué sucede con cada una de las tareas del proyecto.

Lo anterior es algo positivo, pero se pone mucho más interesante cuando integramos el tablero con el proyecto de Trello en la aplicación Slack. Allí podremos interactuar (mediante un sistema de mensajería interna incorporado) con todos los docentes del proyecto. Además, nos permitirá establecer canales específicos según tema, departamento o curso. Es decir, que podríamos generar un canal interno para trabajar con cada grupo específico y a ellos ir sumando la gestión de tareas y etapas de cada proyecto que hayamos cargado en Trello.

De esta forma, cuando todo el equipo tenga acceso simultáneo a la información y puedan opinar y trabajar colaborativamente, podríamos hacer que el tiempo de trabajo en equipo impacte más en las trayectorias de nuestras y nuestros estudiantes. Lo importante, en este caso, es que podamos probar y analizar si nos resulta útil en nuestras tareas diarias.

Referencias bibliográficas

Gvirtz, S. y Abregú, V. (2021). Aprender a ser Director/a. Buenos Aires. Santillana.
Murillo, J. y Román Carrasco, M. (2013). La distribución del tiempo de los directores de escuelas de Educación Primaria en América Latina y su incidencia en el desempeño de los estudiantes. Revista de educación, ISSN 0034-8082, Nº 361, 2013, pp. 141-170.